Przeprowadzenie inwentaryzacji magazynu – na czym polega inwentaryzacja w magazynie?

racking inspections 6

Zarządzanie magazynem stanowi istotny element strategii logistycznej każdej firmy. Jednakże, aby ten proces był naprawdę efektywny, niezbędne jest regularne sprawdzanie i aktualizowanie stanów magazynowych przez przedsiębiorstwo. Aby tak właśnie było, z pomocą przychodzi inwentaryzacja magazynu, czyli procedura, która pozwala na dokładne określenie ilości, wartości i lokalizacji wszystkich produktów znajdujących się w magazynie.

Czym jest inwentaryzacja magazynu?

Inwentaryzacja magazynu to proces dokładnego sprawdzenia i zarejestrowania wszystkich produktów znajdujących się w magazynie w określonym czasie. Jest to kluczowa procedura dla firm, pozwalająca na monitorowanie stanów zapasów oraz kontrolę nad nimi, podczas której pracownicy magazynu porównują faktyczne ilości towarów z danymi zawartymi w systemie informatycznym lub dokumentach papierowych. Celem tego procesu jest dokładne określenie ilości, wartości i lokalizacji wszystkich produktów, co umożliwia efektywne zarządzanie zapasami, minimalizację ryzyka niedoborów lub nadmiernych zapasów oraz optymalizację procesów logistycznych.

Szukasz nowoczesnych systemów składowania? Potrzebujesz fachowego doradztwa w tym zakresie? Sprawdź ofertę TERMOPOL ICE – regały magazynowe.

Jaki jest cel inwentaryzacji magazynowej?

Inwentaryzacja wykonuje się z kilku głównych celów:

  • Kontrola stanów zapasów: Inwentaryzacja pozwala dokładnie określić ilości i wartość towarów znajdujących się w magazynie. Dzięki temu firma może monitorować swoje zasoby i uniknąć sytuacji, w których brakuje produktów w kluczowych momentach lub występują nadmierne zapasy.

  • Rzetelność danych księgowych: Inwentaryzacja ma istotne znaczenie dla księgowości firmy. Dokładne określenie stanów magazynowych pozwala na rzetelne odzwierciedlenie wartości zapasów w księgach rachunkowych, co jest istotne zarówno dla kontroli podatkowej, jak i analiz finansowych.

  • Optymalizacja procesów logistycznych: Poprzez regularne sprawdzanie stanów magazynowych, firma może zoptymalizować swoje procesy logistyczne. Pozwala to na lepsze planowanie zamówień, minimalizację kosztów przechowywania oraz optymalizację przepływu towarów w magazynie.

  • Zabezpieczenie przed kradzieżą i stratami: Inwentaryzacja pozwala również na wykrycie ewentualnych różnic między stanami faktycznymi a zarejestrowanymi w systemach informatycznych. Dzięki temu można szybko reagować na nieprawidłowości, zapobiegając kradzieżom i stratom.

Zgodność z wymogami regulacyjnymi: W niektórych branżach przeprowadzanie inwentaryzacji jest obowiązkowym elementem prowadzenia działalności gospodarczej. Wykonanie regularnych inwentaryzacji pozwala firmie zachować zgodność z obowiązującymi przepisami prawnymi i uniknąć ewentualnych kar czy sankcji.

Rodzaje inwentaryzacji na magazynie

W magazynach stosuje się różne rodzaje inwentaryzacji, w zależności od potrzeb i specyfiki działalności firmy. Oto kilka głównych rodzajów inwentaryzacji:

  • Inwentaryzacja cykliczna: Jest to forma inwentaryzacji, która odbywa się regularnie, na przykład co miesiąc, co kwartał lub co rok. Polega na sprawdzaniu stanów zapasów tylko części produktów na raz, co pozwala na ciągłe monitorowanie stanów magazynowych bez konieczności przeprowadzania kompleksowej inwentaryzacji wszystkich produktów naraz.

  • Inwentaryzacja pełna: Jest to najbardziej kompleksowa forma inwentaryzacji, podczas której sprawdza się stany zapasów wszystkich produktów znajdujących się w magazynie. Pełna inwentaryzacja jest zazwyczaj przeprowadzana raz lub kilka razy w roku, w celu dokładnego sprawdzenia wszystkich towarów i zaktualizowania danych magazynowych.

  • Inwentaryzacja częściowa (rotacyjna): Ten rodzaj inwentaryzacji koncentruje się na produktach o najwyższym obrocie. Produkty są wybierane do sprawdzenia na podstawie ich rotacji w magazynie, co pozwala na skoncentrowanie uwagi na najbardziej istotnych dla działalności firmy produktach.

Inwentaryzacja – czy jest obowiązkowa?

Zgodnie z Ustawą o Rachunkowości spis inwentarza jest obowiązkową czynnością dla przedsiębiorców prowadzących Księgę Przychodów i Rozchodów oraz firm rozliczających się na zasadach ogólnych i podatku liniowego. Odpowiedzialność przeprowadzenia inwentaryzacji spoczywa głównie na kierowniku magazynu, który dokonuje wyboru metody inwentaryzacji w magazynie. Przy spisie z natury bierze również udział kilku dodatkowych pracowników, a zdarza się, że w tym celu zatrudniana jest zewnętrzna firma.